Integritetspolicy

Senast uppdaterad: 2026-09-27

1. Inledning

1.1 Recnote AB ("Recnote", "vi" eller "oss") värnar om din integritet. Denna integritetspolicy beskriver hur vi samlar in, använder, delar och skyddar personuppgifter när du besöker recnote.ai, kontaktar oss, bokar en demo, utvärderar eller använder vår plattform ("Plattformen") eller på annat sätt har kontakt med oss i affärssyfte.

1.2 Vi behandlar personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning ("GDPR") och kompletterande svensk lagstiftning.

1.3 Policyn omfattar inte personuppgifter om våra anställda, konsulter eller personer som söker jobb hos oss. Sådan behandling beskrivs i separat information.

1.4 Vi är personuppgiftsansvariga för den behandling som beskrivs i denna policy.

1.5 När vår Plattform används av en kund, till exempel en region, kommun, vårdgivare eller tandvårdsklinik, är kunden personuppgiftsansvarig för de uppgifter som behandlas i Plattformen och Recnote är personuppgiftsbiträde. Läs mer i avsnitt 10.

1.6 Till dig som är patient, brukare eller klient: Om dina uppgifter behandlas i Plattformen av din vårdgivare eller annan verksamhet är det den verksamheten som ansvarar för behandlingen. Kontakta verksamheten direkt och läs deras integritetsinformation.

1.7 Denna policy utgör information enligt artiklarna 13 och 14 i GDPR.

2. Vilka vi är och hur du når oss

2.1 Recnote AB, org. nr 559509-2460, Castorgatan 7, 554 62 Jönköping, Sverige.

2.2 Frågor om integritet och personuppgifter skickas till privacy@recnote.ai eller per brev till Recnote AB, Dataskydd, Castorgatan 7, 554 62, Jönköping.

3. Vilka personuppgifter vi samlar in

3.1 Vi samlar främst in uppgifter direkt från dig, när du besöker vår webbplats, fyller i ett formulär, bokar en demo, använder Plattformen eller träffar oss via mejl, telefon, möten, mässor och liknande. Vi kan också få uppgifter från den organisation du företräder.

3.2 Webbplatsbesök: teknisk information som IP adress, webbläsare, operativsystem, enhet, vilka sidor du besöker, varifrån du kom och tidpunkt för besöket.

3.3 Kontakt och affärsrelation: namn, titel, organisation, mejladress, telefonnummer, innehållet i det du skriver eller berättar för oss, dina önskemål om utskick samt uppgifter från demos, webbinarier, möten och evenemang.

3.4 Från andra källor: offentligt tillgänglig yrkesinformation, till exempel från LinkedIn, organisationers webbplatser och upphandlingsunderlag, samt tips och rekommendationer från kunder och partner.

3.5 Användare av Plattformen: begränsade uppgifter om ditt konto och din användning, till exempel namn, mejladress, roll, organisation, inloggningar och tekniska loggar, i den utsträckning vi behandlar dem för egna ändamål såsom support, säkerhet och avtalsadministration.

3.6 Uppgifter i Plattformen: Känsliga personuppgifter, till exempel hälsouppgifter om patienter och brukare, behandlar vi endast som personuppgiftsbiträde för våra kunders räkning och aldrig för egna ändamål.

4. Rättslig grund

4.1 Vi behandlar bara personuppgifter när vi har en rättslig grund enligt GDPR. En behandling kan vila på flera rättsliga grunder.

4.2 Du är inte skyldig att lämna personuppgifter till oss, men utan vissa uppgifter kan vi inte svara på förfrågningar eller leverera våra tjänster.

4.3 Webbplatsen: berättigat intresse (art. 6.1 f) för att driva, säkra och förbättra webbplatsen, besvara förfrågningar och förebygga missbruk. Där samtycke krävs, till exempel för kakor som inte är nödvändiga, behandlar vi uppgifterna med stöd av samtycke (art. 6.1 a). Samtycket kan återkallas när som helst.

4.4 Affärsrelationer: berättigat intresse (art. 6.1 f) att skapa, upprätthålla och utveckla relationen med dig eller den organisation du företräder.

4.5 Avtal: fullgörande av avtal (art. 6.1 b) när du själv är avtalspart. Företräder du en organisation stöder vi oss på berättigat intresse (art. 6.1 f) att ingå och fullgöra avtalet med organisationen.

4.6 Användare av Plattformen: berättigat intresse (art. 6.1 f) att tillhandahålla en säker och fungerande tjänst, inklusive kontoadministration, behörigheter, support och systemmeddelanden.

4.7 Rättsliga skyldigheter: rättslig förpliktelse (art. 6.1 c) när lag, till exempel bokföringslagen, eller beslut från myndighet eller domstol kräver att vi behandlar uppgifterna.

4.8 Rättsliga anspråk: berättigat intresse (art. 6.1 f) att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

5. Hur vi använder personuppgifterna

5.1 Webbplatsbesökare: för att driva, underhålla och skydda webbplatsen, förstå hur den används och förbättra den samt förebygga bedrägerier och säkerhetsincidenter.

5.2 Intressenter och kunder: för att besvara frågor, boka och genomföra demos och möten, skicka relevant information om våra tjänster, hantera kundregister och utveckla vår försäljning och marknadsföring.

5.3 Avtal: för att ingå och administrera avtal, fakturera, följa upp och dokumentera avtalsfrågor, inklusive avrop och upphandlingar.

5.4 Användare av Plattformen: för att skapa och administrera konton, ge introduktion och support, skicka systemmeddelanden och upprätthålla säkerheten i Plattformen.

6. Hur vi delar personuppgifter

6.1 Vi säljer, hyr ut eller byter aldrig personuppgifter.

6.2 Vi delar bara personuppgifter när det behövs för ändamålen i denna policy eller krävs enligt lag, och alltid med avtal som skyddar uppgifterna.

6.3 Leverantörer: till exempel för drift av webbplatsen, mejl, kundregister, bokning av möten och fakturering. Leverantörerna får bara behandla uppgifterna enligt våra instruktioner.

6.4 Rådgivare: jurister, revisorer, redovisningskonsulter och försäkringsbolag, när det behövs för deras uppdrag.

6.5 Myndigheter: när lag kräver det eller för att tillvarata rättsliga anspråk.

6.6 Företagsförändringar: vid fusion, förvärv eller överlåtelse av verksamheten kan uppgifter överföras till köpare eller efterträdare, med motsvarande skydd.

6.7 Uppgifter i Plattformen delas aldrig med tredje part för egna ändamål. Vår enda underleverantör för Recnote Cloud är ett svenskt driftbolag som driftar vår egen server i Sverige.

7. Överföring utanför EU/EES

7.1 Uppgifter som behandlas i Plattformen via Recnote Cloud lagras och behandlas i Sverige och överförs aldrig utanför EU/EES. Vid lokal installation stannar uppgifterna i kundens egen miljö.

7.2 För övriga uppgifter, till exempel kontaktuppgifter i mejl och kundregister, strävar vi efter att använda leverantörer inom EU/EES. Om uppgifter ändå överförs utanför EU/EES säkerställer vi skyddet genom beslut om adekvat skyddsnivå från EU:s kommission eller EU:s standardavtalsklausuler, kompletterade med ytterligare skyddsåtgärder vid behov.

8. Hur länge vi sparar uppgifterna

8.1 Vi sparar personuppgifter så länge det behövs för ändamålet och för att uppfylla krav i lag och avtal.

8.2 Exempel: uppgifter om intressenter som inte blir kunder sparas i högst 24 månader efter senaste kontakt. Uppgifter om kunder och avtal sparas under avtalstiden och därefter så länge det behövs för att hantera anspråk. Bokföringsunderlag sparas i sju år enligt bokföringslagen.

8.3 Anonymiserad och aggregerad statistik som inte kan kopplas till någon person kan sparas utan tidsbegränsning.

8.4 När uppgifterna inte längre behövs raderas eller anonymiseras de på ett säkert sätt.

9. Säkerhet

9.1 Recnote har ett ledningssystem för informationssäkerhet som är certifierat enligt ISO/IEC 27001. Vi vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, förändring och förstörelse.

9.2 Åtgärderna omfattar bland annat kryptering av data under överföring (TLS 1.2 eller senare) och i vila, flerfaktorsinloggning, rollbaserad behörighetsstyrning enligt principen om minsta behörighet, loggning och övervakning, säker utvecklingsprocess med kodgranskning, regelbundna säkerhetskopior med testad återställning, utbildning av personal samt fysiskt skydd av serverhallar. Aktuella kontroller redovisas på trust.recnote.ai.

9.3 Om en personuppgiftsincident inträffar som kan innebära risk för dina rättigheter anmäler vi den till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) utan onödigt dröjsmål och om möjligt inom 72 timmar. Vi informerar berörda personer när lagen kräver det och dokumenterar alla incidenter.

9.4 Ingen överföring eller lagring kan garanteras vara helt säker. Användare av Plattformen ansvarar för att skydda sina inloggningsuppgifter och ska meddela oss direkt vid misstanke om obehörig åtkomst.

10. Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde

10.1 Recnote som personuppgiftsansvarig: När du besöker vår webbplats, kontaktar oss, är intressent eller kund, eller när vi behandlar uppgifter om dig som användare för egna ändamål, bestämmer vi ändamål och medel för behandlingen enligt denna policy.

10.2 Recnote som personuppgiftsbiträde: När en kund använder Plattformen är kunden personuppgiftsansvarig för de uppgifter som behandlas där, till exempel ljud, transkript, journalanteckningar, hälsouppgifter och uppgifter om brukare och klienter, samt för användarkonton som kunden administrerar.

10.3 Som personuppgiftsbiträde behandlar vi uppgifterna endast enligt kundens dokumenterade instruktioner i personuppgiftsbiträdesavtalet. Det innebär bland annat att vi:

a) aldrig använder uppgifterna för egna ändamål, inklusive träning av AI modeller,
b) raderar ljudupptagningar efter att transkribering har genomförts,
c) skyddar uppgifterna med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder,
d) hjälper kunden att hantera begäranden från registrerade,
e) meddelar kunden utan onödigt dröjsmål vid personuppgiftsincidenter, och
f) raderar eller återlämnar uppgifterna när avtalet upphör, om inte lag kräver att de sparas.

10.4 Vid lokal installation behandlas uppgifterna i kundens egen miljö och Recnote har ingen åtkomst till dem, om inte kunden ger oss åtkomst för support.

10.5 Är du patient, brukare eller klient ska frågor och begäranden om uppgifter i Plattformen riktas till den verksamhet som använder Plattformen.

11. Dina rättigheter

11.1 Enligt GDPR har du rätt att:

a) få tillgång till dina personuppgifter,
b) få felaktiga uppgifter rättade,
c) få uppgifter raderade,
d) begränsa behandlingen,
e) invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse, inklusive direktmarknadsföring,
f) få ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format (dataportabilitet), och
g) återkalla ett samtycke när som helst.

11.2 Recnote fattar inga beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, inklusive profilering, och som har rättsliga följder eller på liknande sätt påverkar dig i betydande grad. AI funktioner i Plattformen är ett stöd för människor och resultaten granskas alltid av behörig personal.

11.3 Kontakta oss på privacy@recnote.ai för att utöva dina rättigheter. Vi kan behöva verifiera din identitet. Vi svarar inom en månad, och om begäran är omfattande kan tiden förlängas med ytterligare två månader. Du informeras i så fall om detta.

11.4 Det kostar ingenting att utöva dina rättigheter. Vid uppenbart ogrundade eller orimliga begäranden kan vi ta ut en rimlig avgift eller avböja begäran.

11.5 Om du är missnöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, 104 20 Stockholm, www.imy.se. Bor eller arbetar du i ett annat land inom EU/EES kan du vända dig till tillsynsmyndigheten där. Du har även rätt att vända dig till domstol.

12. Kakor och analys

12.1 Vi mäter besök på webbplatsen med Umami, en integritetsvänlig analystjänst som vi driver själva och som inte använder kakor eller spårar dig mellan webbplatser. Statistiken används bara för att förbättra webbplatsen.

12.2 Om vi i framtiden använder kakor som inte är nödvändiga för webbplatsens funktion ber vi först om ditt samtycke.

13. Länkar till andra webbplatser

13.1 Vår webbplats kan innehålla länkar till andra webbplatser och tjänster, till exempel LinkedIn, Instagram, YouTube och våra partners.

13.2 Vi ansvarar inte för hur andra webbplatser behandlar personuppgifter. När du lämnar recnote.ai gäller respektive webbplats egna villkor och integritetspolicy.

13.3 En länk innebär inte att vi rekommenderar eller godkänner webbplatsen eller dess hantering av personuppgifter.

14. Utskick och marknadsföring

14.1 Vi kan skicka information om våra tjänster, nyheter, evenemang och webbinarier som vi tror är relevanta för dig i din yrkesroll.

14.2 Utskick till yrkesverksamma kontakter sker med stöd av berättigat intresse. Utskick som kräver samtycke skickas bara om du har samtyckt.

14.3 Du kan när som helst avsluta utskick via länken i mejlet eller genom att kontakta oss på privacy@recnote.ai.

15. Ändringar i policyn

15.1 Vi kan uppdatera denna policy, till exempel vid ändrad behandling, nya tjänster eller ändrad lagstiftning.

15.2 Datumet högst upp visar när policyn senast uppdaterades. Vid väsentliga ändringar informerar vi dig på webbplatsen, i Plattformen eller via mejl, om vi har dina kontaktuppgifter.

16. Kontakt

Har du frågor om denna policy eller hur vi behandlar personuppgifter är du välkommen att kontakta oss:

Recnote AB
Dataskydd
Castorgatan 7, Jönköping
privacy@recnote.ai