Allmänna villkor

Senast uppdaterad: 2026-09-14

Dessa allmänna villkor ("Villkoren") gäller mellan Recnote AB, org. nr 559509-2460 ("Recnote", "vi" eller "oss"), och den organisation som använder våra Tjänster ("Kunden" eller "ni"), var för sig "Part" och gemensamt "Parterna".

Villkoren gäller när Kunden ingår ett avtal med Recnote, antingen genom ett undertecknat avtal, en avrop enligt ramavtal eller en skriftlig beställning som Recnote har bekräftat ("Kundavtalet"). Den som godkänner Villkoren för en organisations räkning intygar att hen har behörighet att binda organisationen.

Till Villkoren hör även personuppgiftsbiträdesavtalet ("PUB avtalet"), vår integritetspolicy och övriga riktlinjer som vi skriftligen tillhandahåller eller publicerar på recnote.ai ("Policyerna"). Vid motstridighet gäller handlingarna i följande ordning: (1) Kundavtalet, (2) Villkoren, (3) PUB avtalet och (4) Policyerna. I frågor som rör behandling och skydd av personuppgifter har PUB avtalet alltid företräde.

1. Tjänsterna
1.1 Vad Tjänsterna omfattar

Recnote tillhandahåller en plattform för AI stödd dokumentation och kommunikation inom vård, omsorg och offentlig sektor ("Tjänsterna"). Tjänsterna kan omfatta bland annat:

a) Intra, som skapar strukturerade anteckningar och stöddokument utifrån samtal,
b) Nova, som tolkar samtal i realtid mellan olika språk,
c) Pulse, som stöttar användaren före, under och efter mötet, samt
d) tillhörande funktioner såsom mallar, kodförslag, uppgifter, kunskapsbank, maskering av personuppgifter, integrationer, API:er och administrationsverktyg.

Vilka moduler och funktioner Kunden har tillgång till framgår av Kundavtalet. Tjänsterna nås via webbapplikation, skrivbordsapplikation, mobilapplikation eller API ("Appen").

1.2 Driftformer

Tjänsterna levereras i en av följande driftformer, enligt Kundavtalet:

a) Recnote Cloud, där Tjänsterna körs på Recnotes egen serverinfrastruktur i Sverige,
b) Lokal installation, där Tjänsterna installeras och körs i Kundens egen miljö, med möjlighet till helt isolerad drift utan internetuppkoppling, eller
c) Hybrid, där Kunden använder Recnotes programvara och API:er medan data lagras och behandlas i Kundens egen miljö.

1.3 Nyttjanderätt

Under förutsättning att Kunden följer Villkoren och Kundavtalet får Kunden en begränsad, icke exklusiv och icke överlåtbar rätt att använda Tjänsterna i sin egen verksamhet under Avtalstiden och för det antal användare som anges i Kundavtalet. Rätten får inte upplåtas vidare. Tjänsterna utvecklas löpande och kan förbättras eller förändras över tid. Vid väsentliga förändringar meddelar vi Kunden i skälig tid i förväg.

1.4 Avsett ändamål och Kundens ansvar

Tjänsterna är ett stöd för dokumentation och kommunikation. De ersätter inte professionell bedömning och är inte avsedda att ställa diagnos, välja behandling eller fatta beslut om vård, omsorg eller myndighetsutövning.

Tjänsterna bygger på AI. Resultat som genereras kan innehålla fel, utelämnanden eller felaktiga tolkningar och ska därför alltid granskas och godkännas av behörig personal innan de förs in i journal, akt eller annan dokumentation. Kunden ansvarar för hur Tjänsterna används i verksamheten, för innehållet i sin dokumentation och för de beslut som fattas med stöd av Tjänsterna.

Recnote arbetar mot certifiering av delar av Tjänsterna enligt EU:s förordning om medicintekniska produkter. Tills sådan certifiering har erhållits och meddelats Kunden ska Tjänsterna endast användas inom det avsedda ändamål som anges i Villkoren och i Recnotes bruksanvisning.

1.5 Konton och behörigheter

Kunden ansvarar för att tilldela, ändra och avsluta användarbehörigheter inom sin organisation, för att kontouppgifter hålls aktuella och för att behörigheter tas bort för användare som inte längre ska ha tillgång. Kunden kan utse en eller flera administratörer för detta.

Kunden ansvarar för all aktivitet som sker via Kundens konton. Inloggningsuppgifter är personliga och får inte delas. Kunden ska utan dröjsmål meddela Recnote vid misstanke om obehörig åtkomst.

1.6 Kundens ansvar vid lokal installation

Vid lokal installation eller hybriddrift ansvarar Kunden för den egna miljön, inklusive hårdvara, nätverk, operativsystem, behörighetsstyrning, säkerhetskopiering, fysisk säkerhet och tillgänglighet. Kunden ska installera de uppdateringar som Recnote tillhandahåller inom skälig tid, särskilt säkerhetsuppdateringar. Recnote ansvarar inte för fel, avbrott eller incidenter som orsakas av Kundens miljö eller av att Kunden inte installerat tillhandahållna uppdateringar.

Hårdvara som levereras via Recnotes partner omfattas av separata villkor mellan Kunden och respektive leverantör, om inte annat anges i Kundavtalet.

1.7 Integrationer och tredje part

Tjänsterna kan kopplas till journalsystem, verksamhetssystem, telefoni och andra system som inte tillhandahålls av Recnote ("Tredjepartssystem"). Recnote ansvarar inte för Tredjepartssystems funktion, tillgänglighet eller innehåll. Användning av Tredjepartssystem regleras av Kundens avtal med respektive leverantör.

2. Data

2.1 Kunddata

Med "Kunddata" avses all information som Kunden eller dess användare tillför Tjänsterna, inklusive ljud, transkript, anteckningar, dokument och uppgifter om patienter, brukare, klienter eller andra personer, samt det resultat som Tjänsterna genererar utifrån sådan information ("Resultat").

Kunden äger all Kunddata. Recnote får behandla Kunddata endast i den utsträckning som krävs för att leverera, underhålla, supporta och skydda Tjänsterna, för att uppfylla skyldigheter enligt lag samt i övrigt enligt PUB avtalet.

Recnote använder inte Kunddata för att träna, förbättra eller utvärdera AI modeller, för produktutveckling, forskning eller något annat sekundärt syfte, om inte Kunden har lämnat sitt skriftliga godkännande.

Ljudupptagningar raderas efter att transkribering har genomförts. Källspårning i Resultat sker mot transkriptet.

2.2 Mallar och konfiguration

Mallar, exportdokument och andra inställningar som Kunden skapar i Tjänsterna ägs av Kunden i den del de utgör Kundens eget material. Recnotes egna standardmallar, strukturer och funktioner förblir Recnotes egendom.

2.3 Drift och användningsdata

Recnote samlar in teknisk information om hur Tjänsterna används, såsom loggar, prestandamått, felrapporter och statistik över använda funktioner ("Driftdata"). Driftdata innehåller inte Kunddata. Recnote äger Driftdata och får använda den för att driva, säkra och förbättra Tjänsterna samt för aggregerad statistik där ingen enskild kund eller person kan identifieras. I den mån Driftdata innehåller personuppgifter behandlas de enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.

Vid lokal installation i isolerad miljö samlas Driftdata endast in i den utsträckning Kunden själv delar den med Recnote.

2.4 Återkoppling

Förslag, idéer och synpunkter som Kunden lämnar om Tjänsterna får Recnote använda fritt och utan ersättning för att utveckla Tjänsterna. Kunden får inga rättigheter till Tjänsterna genom att lämna återkoppling.

3. Immateriella rättigheter och begränsningar

Recnote, eller Recnotes licensgivare, innehar samtliga rättigheter till Tjänsterna, programvaran, modellerna, promptar, metoder, dokumentation och all vidareutveckling av dessa ("Recnotes Material"). Kunden får endast de rättigheter som uttryckligen anges i Villkoren.

Kunden får inte:

a) kopiera, sälja, hyra ut, ändra eller sprida Recnotes Material,
b) försöka ta fram källkod, modeller, promptar eller andra underliggande komponenter genom dekompilering eller liknande, utom i den utsträckning tvingande lag medger det,
c) genomföra säkerhets eller penetrationstester utan Recnotes skriftliga godkännande,
d) använda Tjänsterna eller Resultat för att utveckla, träna eller jämföra konkurrerande AI modeller, produkter eller tjänster,
e) automatiserat hämta eller exportera data ur Tjänsterna på annat sätt än via de API:er och exportfunktioner Recnote tillhandahåller, eller
f) använda Tjänsterna i strid med lag, Villkoren eller Policyerna.

4. Sekretess

Vardera Parten ska hålla konfidentiell information som den andra Parten lämnat hemlig och endast använda den för att fullgöra Kundavtalet. Konfidentiell information är information som betecknats som konfidentiell eller som mottagaren bör förstå är konfidentiell, till exempel teknisk information, säkerhetsinformation, prissättning och Kunddata.

Sekretessen gäller inte information som är eller blir allmänt tillgänglig utan att mottagaren brutit mot Villkoren, som mottagaren redan hade eller rättmätigt fått från tredje part utan sekretessförpliktelse, eller som mottagaren tagit fram självständigt.

Information får lämnas ut om det krävs enligt lag, myndighetsbeslut eller domstolsbeslut. Den utlämnande Parten ska då, om det är tillåtet, informera den andra Parten i förväg.

För Kunder inom offentlig sektor gäller Villkoren med beaktande av offentlighetsprincipen och offentlighets och sekretesslagen. Recnote kan på begäran ange vilka uppgifter Recnote anser omfattas av sekretess.

Sekretessen gäller under Avtalstiden och i fem år därefter. För Kunddata och personuppgifter gäller sekretessen utan tidsbegränsning.

5. Informationssäkerhet

Recnote bedriver ett ledningssystem för informationssäkerhet som är certifierat enligt ISO/IEC 27001. Recnote vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda Kunddata mot obehörig åtkomst, förlust och förändring. Aktuella certifikat och kontroller redovisas på trust.recnote.ai.

Säkerhetsincidenter som rör personuppgifter hanteras och meddelas Kunden enligt PUB avtalet.

6. Avtalstid och uppsägning

6.1 Avtalstid

Villkoren gäller från den dag som anges i Kundavtalet och så länge Kundavtalet gäller ("Avtalstiden").

6.2 Förlängning och uppsägning

Om inte annat anges i Kundavtalet förlängs avtalet automatiskt med perioder av samma längd som den ursprungliga perioden, om det inte sägs upp skriftligen senast tre månader före periodens slut.

6.3 Förtida uppsägning

Vardera Parten får säga upp Kundavtalet med omedelbar verkan om den andra Parten väsentligt bryter mot avtalet och inte vidtar rättelse inom 30 dagar från skriftlig anmodan, eller om den andra Parten försätts i konkurs, inleder företagsrekonstruktion eller annars kan antas vara på obestånd.

Recnote får tillfälligt stänga av Kundens åtkomst om det krävs enligt lag, för att förhindra en allvarlig säkerhetsrisk eller vid upprepade eller väsentliga överträdelser av Villkoren. Recnote ska om möjligt meddela Kunden i förväg och ge Kunden möjlighet att åtgärda orsaken.

6.4 När avtalet upphör

Vid Recnote Cloud gör Recnote Kunddata tillgänglig för export i 30 dagar efter att avtalet upphört, via de exportfunktioner och format som Recnote tillhandahåller. Därefter raderas Kunddata, om inte lag kräver att den sparas. Hjälp med export eller migrering utöver standardfunktionerna kan debiteras enligt Recnotes vid var tid gällande priser.

Vid lokal installation och hybriddrift finns Kunddata redan i Kundens miljö. När avtalet upphör ska Kunden sluta använda och avinstallera Recnotes programvara.

Upphörande påverkar inte skyldigheter som har uppkommit dessförinnan, såsom betalning för levererade Tjänster.

6.5 Bestämmelser som fortsätter att gälla

Avsnitt 2 (Data), 3 (Immateriella rättigheter och begränsningar), 4 (Sekretess), 6.4 (När avtalet upphör), 7 (Avgifter och betalning), 8 (Personuppgifter), 9 (Ansvar) och 13 (Tillämplig lag och tvister) fortsätter att gälla efter att avtalet upphört.

7. Avgifter och betalning

7.1 Avgifter

Kunden betalar de avgifter som anges i Kundavtalet ("Avgifterna"). Om inte annat avtalats faktureras Avgifterna årsvis i förskott. Avgifterna anges exklusive mervärdesskatt. Betalning ska ske inom 30 dagar från fakturadatum.

Om Kunden utökar antalet användare, moduler eller användningsvolym debiteras detta enligt gällande prislista eller Kundavtalet.

7.2 Prisjustering

Om inte annat anges i Kundavtalet får Recnote justera Avgifterna en gång per år, med verkan från nästa avtalsperiod, med högst den procentuella förändringen i konsumentprisindex (KPI) under de senaste tolv månaderna. Justering meddelas skriftligen minst 60 dagar i förväg.

7.3 Invändningar och dröjsmål

Invändningar mot en faktura ska lämnas skriftligen senast 30 dagar efter fakturadatum. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. Recnote får, efter skriftlig påminnelse, stänga av Tjänsterna om betalning inte sker inom 30 dagar från förfallodagen.

8. Personuppgifter

8.1 Recnote som personuppgiftsbiträde

När Recnote behandlar personuppgifter för Kundens räkning är Kunden personuppgiftsansvarig och Recnote personuppgiftsbiträde enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR) och kompletterande svensk lagstiftning. Behandlingen regleras i PUB avtalet, som Parterna ingår i samband med Kundavtalet.

8.2 Plats för behandling

Vid Recnote Cloud behandlas och lagras personuppgifter i Sverige. Recnote överför inte personuppgifter till länder utanför EU/EES. Eventuella underbiträden anges i PUB avtalet, och Recnote ansvarar för att de omfattas av lika skyddande villkor.

Vid lokal installation behandlas personuppgifter i Kundens egen miljö och Recnote har ingen åtkomst till dem, om inte Kunden ger Recnote åtkomst för support.

8.3 Recnote som personuppgiftsansvarig

För personuppgifter om Kundens kontaktpersoner och användare som Recnote behandlar för att administrera kundrelationen, till exempel fakturering och support, är Recnote personuppgiftsansvarig. Sådan behandling beskrivs i vår integritetspolicy.

9. Ansvar

9.1 Tjänsternas skick

Tjänsterna tillhandahålls i befintligt skick. Recnote arbetar löpande för hög kvalitet och tillgänglighet men garanterar inte att Tjänsterna är fria från fel eller avbrott, eller att Resultat alltid är fullständiga och korrekta. Planerat underhåll meddelas i förväg när det är möjligt. Eventuella åtaganden om tillgänglighet och support framgår av Kundavtalet.

9.2 Ansvarsbegränsning

Ingen Part ansvarar för indirekt skada, såsom utebliven vinst, förlorad data, produktionsbortfall eller kostnad för ersättningstjänster.

Vardera Partens sammanlagda ansvar enligt avtalet är begränsat till det belopp Kunden har betalat till Recnote under de tolv månader som närmast föregått den händelse som ger upphov till ansvaret.

Begränsningarna gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet, vid brott mot avsnitt 3 (Immateriella rättigheter och begränsningar) eller 4 (Sekretess), eller i den utsträckning ansvar inte får begränsas enligt tvingande lag. Ansvar för sanktionsavgifter enligt dataskyddsförordningen regleras i PUB avtalet.

9.3 Reklamation

Krav ska framställas skriftligen inom sex månader från det att Parten märkt eller borde ha märkt grunden för kravet. Krav som inte framställs i tid går förlorade. Detta gäller inte krav på obetalda Avgifter.

9.4 Intrång i tredje mans rättigheter

Recnote försvarar Kunden mot krav från tredje part som gör gällande att Tjänsterna gör intrång i dennes immateriella rättigheter och ersätter Kunden för belopp som Kunden genom dom eller förlikning godkänd av Recnote förpliktas att betala. Kunden ska utan dröjsmål underrätta Recnote om kravet och låta Recnote föra talan. Recnote får i sådant fall ändra eller ersätta den berörda delen av Tjänsterna, skaffa Kunden rätt till fortsatt användning eller, om inget av detta är möjligt på skäliga villkor, avsluta den berörda delen och återbetala förskottsbetalda Avgifter för återstående tid.

Åtagandet gäller inte intrång som orsakats av Kunddata, av att Kunden ändrat Tjänsterna eller använt dem i strid med Villkoren, eller av att Tjänsterna kombinerats med produkter som Recnote inte tillhandahållit.

9.5 Kundens ansvar gentemot tredje part

Kunden ansvarar för och håller Recnote skadeslöst mot krav från tredje part som uppstår till följd av att Kunden använt Tjänsterna i strid med Villkoren, utanför det avsedda ändamålet enligt avsnitt 1.4 eller i strid med lag, till exempel om Kunden saknat rättslig grund för att behandla Kunddata.

10. Befrielsegrunder

Ingen Part ansvarar för dröjsmål eller underlåtenhet att fullgöra sina åtaganden, med undantag för betalning, som beror på omständighet utanför Partens rimliga kontroll, såsom krig, naturkatastrof, myndighetsbeslut, strejk, omfattande avbrott i el eller telekommunikation eller fel hos underleverantör som orsakats av sådan omständighet. Den drabbade Parten ska utan dröjsmål underrätta den andra Parten och begränsa följderna.

Om omständigheten varar längre än tre månader får vardera Parten säga upp Kundavtalet skriftligen utan ersättningsskyldighet.

11. Ändringar i Villkoren

Recnote kan uppdatera Villkoren, till exempel till följd av ändrad lagstiftning eller nya funktioner. Aktuell version finns på recnote.ai. Om en ändring väsentligt påverkar Kunden negativt meddelas Kunden skriftligen minst 30 dagar innan ändringen börjar gälla. Kunden har då rätt att säga upp Kundavtalet till den dag ändringen träder i kraft. Ändringar som krävs enligt lag kan börja gälla tidigare. För Kunder som ingått avtal genom offentlig upphandling gäller ändringar endast i den utsträckning de är förenliga med upphandlingen och Kundavtalet.

12. Övrigt

12.1 Överlåtelse

Ingen Part får överlåta sina rättigheter eller skyldigheter utan den andra Partens skriftliga godkännande. Recnote får dock överlåta avtalet till bolag inom samma koncern eller i samband med fusion, förvärv eller överlåtelse av verksamheten.

12.2 Referens

Recnote får nämna Kunden som referens, med Kundens namn och logotyp, först efter Kundens skriftliga godkännande. Kunden kan när som helst återkalla godkännandet.

12.3 Språk

Villkoren är upprättade på svenska. Om Villkoren finns i översättning har den svenska versionen företräde.

12.4 Fullständig reglering

Kundavtalet, Villkoren, PUB avtalet och Policyerna utgör Parternas fullständiga reglering av Tjänsterna och ersätter tidigare åtaganden och överenskommelser.

12.5 Delvis ogiltighet

Om någon bestämmelse i Villkoren är ogiltig påverkar det inte giltigheten av övriga bestämmelser.

12.6 Meddelanden

Meddelanden enligt Villkoren ska lämnas skriftligen via mejl eller brev. Meddelanden till Recnote skickas till legal@recnote.ai. Meddelanden till Kunden skickas till den adress Kunden angett i Kundavtalet eller på sitt konto.

12.7 Granskning

Kunden har rätt att på skriftlig begäran få den information som behövs för att kontrollera att Recnote uppfyller Villkoren, till exempel certifikat och sammanfattningar av revisionsrapporter. Granskning av Recnotes behandling av personuppgifter regleras i PUB avtalet.

13. Tillämplig lag och tvister

Svensk lag ska tillämpas på Villkoren. Tvister ska i första hand lösas genom förhandling mellan Parterna. Tvister som inte kan lösas på så sätt ska avgöras av allmän domstol, med Jönköpings tingsrätt som första instans.

Kontakt

Recnote AB
Jönköping
legal@recnote.ai