Upphandla AI-scribe – kravspecifikation och avrop via Adda

Offentliga verksamheter som vill införa AI-stödd journalföring behöver inte alltid göra en egen upphandling. Recnote kan avropas via Addas ramavtal Programvaror och molntjänster 2023. Oavsett upphandlingsväg bör kravspecifikationen täcka dataskydd, driftmodell, medicintekniska krav, integration och uppföljning.

Två vägar

Avrop på ramavtal (Adda)

• Tid: veckor

• Förutsättning: er organisation är avropsberättigad hos Adda

• Arbetsinsats: lägre, eftersom avtalet redan är upphandlat

Egen upphandling

• Tid: ofta 6–12 månader

• Arbetsinsats: hög, annonserad upphandling enligt LOU

Kravspecifikation – checklista

Dataskydd och drift

• Var behandlas ljud, text och journalutkast (egen miljö, svensk molnleverantör, utländsk molnleverantör)?

• Vilka underleverantörer tar del av personuppgifter? Begär fullständig lista.

• Omfattas någon i kedjan av tredjelandslagstiftning som CLOUD Act?

• Hur länge sparas ljud och transkribering, och hur raderas de?

• Används patientdata för att träna eller förbättra modellerna?

• Personuppgiftsbiträdesavtal och underlag till er konsekvensbedömning (DPIA).

Säkerhet och kvalitet

• Certifieringar: ISO 27001 (informationssäkerhet) och ISO 13485 (medicinteknisk kvalitetsledning)

• CE-märkning enligt MDR och riskklass

• Hur hanteras och rapporteras fel i transkribering och sammanfattning?

• Hur säkerställs att modellen inte förändras oavsiktligt över tid?

• Loggning och spårbarhet: kan varje journalutkast spåras till samtalet?

Funktion och integration

• Vilka journalsystem stöds?

• Kodförslag (ICD-10, KVÅ, ICF, KSI)?

• Stöd för tolkning av vårdsamtal?

• Anpassning per verksamhet: primärvård, tandvård, psykiatri, socialtjänst

Införande och uppföljning

• Pilot med riktiga vårdmöten

• Utbildning och support på svenska

• Mått: tid för dokumentation, andel utkast som godkänns utan ändring, användarnöjdhet

Vill ni ha hela kravspecifikationen som Word-mall? Kontakta oss så skickar vi den.

Så avropar ni Recnote

1. Kontrollera att er organisation är avropsberättigad hos Adda.

2. Kontakta Recnote för en demo och ett underlag.

3. Genomför en pilot i er egen miljö.

4. Avropa enligt ramavtalets villkor.

Vanliga frågor

Kan kommuner avropa AI-transkribering via Adda?

Ja, om kommunen är avropsberättigad på avtalet Programvaror och molntjänster 2023.

Hur lång tid tar det att införa en AI-scribe via ramavtal?

Oftast några veckor till ett par månader, beroende på pilot och integration.

Vilka krav bör en region ställa på en AI-scribe?

Fokus på var data behandlas, underleverantörer, CE-märkning enligt MDR, felhantering och möjligheten att följa upp modellens kvalitet över tid. Se också IMY-checklistan.

Boka en demo eller läs jämförelsen av AI-scribes i Sverige.